傳統的書信、名片、柬貼、啟事、題詩題詞、對聯等，現代的電報、傳真、特快專遞、電子郵件等。這些應用寫作，包含著豐富的禮儀內容，具有濃厚的漢文化色彩。

隨著社會的發展，人與社會的關係也在進行重新建構，書信的運用除傳統用法，即公函私函之外，一個新的發展動向便是原先私函類中因為個人需要而向政府機構、企事業單位、知名學者等個人所發的事務性的信件，這一類信件的使用量逐漸增多，值得注意。我們將其稱為個人公文。

書信由箋文、封文兩部分構成。

　　箋文即寫在信箋上的文字，也就是寄信人對收信人的招呼、問候、對話、祝頌等等。箋文是書信內容的主體，書信的繁簡、俗雅及至其他方面的風格特徵，幾乎都由內容主體決定。

　　封文即寫在信封上的文字，也就是收信人的地址、姓名和寄信人的地址、姓名等等。封文是寫給郵遞人員看的，使郵遞人員知道信從哪里來，寄往哪里去；萬一投遞找不到收信人，還能將信退給寄信人。

傳統的書信、名片、柬貼、啟事、題詩題詞、對聯等，現代的電報、傳真、特快專遞、電子郵件等。這些應用寫作，包含著豐富的禮儀內容，具有濃厚的漢文化色彩。

隨著社會的發展，人與社會的關係也在進行重新建構，書信的運用除傳統用法，即公函私函之外，一個新的發展動向便是原先私函類中因為個人需要而向政府機構、企事業單位、知名學者等個人所發的事務性的信件，這一類信件的使用量逐漸增多，值得注意。我們將其稱為個人公文。

書信由箋文、封文兩部分構成。

　　箋文即寫在信箋上的文字，也就是寄信人對收信人的招呼、問候、對話、祝頌等等。箋文是書信內容的主體，書信的繁簡、俗雅及至其他方面的風格特徵，幾乎都由內容主體決定。

　　封文即寫在信封上的文字，也就是收信人的地址、姓名和寄信人的地址、姓名等等。封文是寫給郵遞人員看的，使郵遞人員知道信從哪里來，寄往哪里去；萬一投遞找不到收信人，還能將信退給寄信人。

書信箋文的寫作款式, 現在通常使用的信箋有橫豎兩種款式。

豎式信箋，又稱中式信箋，是我國傳統的信箋款式。

橫式信箋，又稱“西式”信簽，是今天常用的款式。

就總體來講，箋文的結構如下表所示：

箋 文   結 構	首 部	1. 稱謂	頂格，有的還可以加上一定的限定、修飾詞，如親愛的等。
		2. 提稱語
		3. 啟事敬語
		4. 開頭寒暄語
	中部	5. 正文
	尾   部	6. 結尾應酬和敬語
		7. 問候祝頌	以最一般的“此致”、“敬禮”為例。“此致”可以有兩種正確的位置來進行書寫，一是緊接著主體正文之後，不另起段，不加標點；二是在正文之下另起一行空兩格書寫。“敬禮”寫在“此致”的下一行，頂格書寫。後應該加上一個驚嘆號，以表示祝頌的誠意和強度。 稱呼和祝頌語後半部分的頂格，是對收信人的一種尊重。是古代書信“抬頭”傳統的延續。古人書信為豎寫，行文涉及對方收信人姓名或稱呼，為了表示尊重，不論書寫到何處，都要把對方的姓名或稱呼提到下一行的頂頭書寫。它的基本做法，為現代書信所吸收。
		8. 自稱、署名、禮告敬辭、時間地點	寫信人的姓名或名字，寫在祝頌語下方空一至二行的右側。最好還要在寫信人姓名之前寫上與收信人的關係，如兒×××、父×××、你的朋友×××等。再下一行寫日期。
		9. 附候與補述	如果忘了寫某事，則可以在日期下空一行、再空兩格寫上“又附”，再另起行書寫未盡事宜。

：是寄信人對受信人的稱呼，它表示雙方的關係，在信箋第一行起首的位置書寫。箋文中的稱謂包括名字（或號）、公職位、私關係、尊詞等等。上述四者，在有的信中單獨使用，如“主席”、“媽媽”、“大哥”、“爺爺”等；在有的信中則兩項聯合使用，如“希哲老師”、“母親大人”、“王濤先生”、“春生兒”等等。

1. 稱謂

　　關於名、字、號的選用

　　受信人是晚輩，信可以稱名。除此以外，凡有字型大小的，都要稱“字”或“號”；也可以從受信人的字型大小中選一個字，下面加一個“公”或“翁”、“老”等。

依照習俗，對名、字、號的選用有下列原則：對兒女稱名不稱字型大小；稱學生可稱字/名/號。 對尊親不稱名號，直寫表示關係的稱呼，有的在稱呼下加尊詞“大人”。 對尊長以稱字型大小為敬，字型大小下加書職位、稱呼或尊詞。

　關於公職位稱謂的選用

　　公職位，即在社會（包括國家機關，社會企、事業單位及社會團體、企業公司等）中的職務、職稱、地位。如主席、總理、部長、局長、校長、主任、經理、董事、會長、秘書長、理事等等。如果受信人有過兩種以上的職務（或職銜），甚至同時身兼數職，這就需要選擇一個適當稱呼。選擇的原則是視書信內容與受信人的哪個職位關係密切。如受信人從前是寄信人的老師，現在當了局長，而寄信人的書信重點敘師生情意，那麼這封信的稱謂就應以表示師生關係為宜。在此需要說明的是，漢人的社交禮儀十分重視師生、同學、同鄉等早年的情誼，民間習俗無論對方職位、境遇有何變遷均以早年交情為重點，如上例中的受信人雖然是局長，但因為曾經有過師生關係，寫信人哪怕是公事，選用“老師”作為公職稱謂的習俗依然十分流行。

關於私關係稱謂的選用

所謂私關係的稱謂，即表示發信人與受信人之間在家族、親戚、世交領域內相互關係的稱呼。如祖父母、曾祖父母、父母親、叔、伯、兄、弟、姐、妹、姑、舅、姨、岳父母、內兄、內弟、外祖父母、世伯、世侄等。對上述這些稱呼選用的原則有二：一是確切表示受信人與發信人之間的關係；二是要合于習俗，令受信人感到自然、親切。

家族關係稱謂：

1、對他人稱自己家族中已故的尊輩，將“家”字換成“先”字，如先祖父（或先祖考）、先祖母（或先祖妣）、先父（或先考、先嚴），先母（或先妣、先慈）、先兄、先姊；

2、對他人稱自己家族中的平輩或晚輩，將“舍”字換成“亡”字，如亡夫、亡妻、亡弟、亡妹等；

3、稱他人時加賢、愛等詞，自稱時加愚；表格中的“某某”代字或號。

親戚關係稱謂：親戚中的姻伯、姻叔、姻兄、姻侄等，均指聯姻的親戚中無一定稱呼者，如弟兄的岳父母、內兄內弟、姐妹的公婆、姐妹丈夫的兄弟，乃至妻子的表兄弟等。

師友世交關係稱謂：世交中的平輩人，如果交情比較深，則稱吾兄（或某某兄）、吾姊（或某某姊）、某弟、某姊更為親近；
世交中的叔伯之分，視雙方父母年齡大小而定。

尊詞的選用

尊詞是表示發信人對受信人的尊敬之情而附加的稱謂詞語，它在表示發信人與受信人的關係方面不表示很實在的內容，主要表示對受信人尊敬的感情和態度。以前貫用的尊詞如“大人”等，國內現在很少用了，一般直呼表示關係的稱謂即可。但需要說明的是，在台、港、澳和海外華人中，傳統用法依然流行。

現在常用的尊詞有“同志”、“先生”、“女士”、“吾兄”、“仁兄”等等。尤其是“先生”，用得極為普遍，彈性極大，對沒有適當稱呼的受信人，用“先生”稱呼他，一般不會錯。“吾兄”、“仁兄”普遍用於對平輩的尊稱。

關於稱謂的知識與選用的學問，不僅在書信中需要，在其他禮儀性的應用寫作中都需要。對於重人倫、講名分的漢人來講，稱謂之說是一個不小的文化系統，上表家族關係稱謂表、親戚關系稱謂、師友世交關係稱謂可使人一目了然地看出人倫間各種關係的稱人和自稱。

 

2. 提稱語 ：

　　提稱語是用來提高稱謂的語詞，有的還有請受信人察閱此信的意思，如“賜鑒”、“青鑒”等。

請察閱敬語

 

應用物件	常 用 敬 語
尊長	尊鑒、賜鑒、鈞鑒、崇鑒
師長	尊鑒、台鑒
平輩	台鑒、大鑒、惠鑒
晚輩	青鑒、青覽、收覽
政界	鈞鑒、台鑒、勳鑒
女性	芳鑒、淑鑒、懿鑒（年高者）
夫婦	儷鑒
宗教	道鑒

應用物件	常 用 敬 語
直系尊親	謹稟、敬稟、叩稟、叩上
上輩	謹上、敬上、拜上、敬啟、謹啟、謹上、謹肅、肅上
平輩	敬啟、拜啟、謹白、上
晚輩	手書、手諭、字、示

應用物件	常 用 敬 語
祖父母、父母	膝下、膝前
長輩	尊前、尊右、尊鑒、慈鑒、賜鑒
老師	函下、帳下、左右、吾師
兄弟、姐妹	手足
平輩	閣下、足下、台右、台鑒、惠鑒、大鑒、執事、同志
平輩年幼者	青覽、青盼、如握、如晤、如見、如面
同學	研右、硯席、文幾
小輩	知悉、見悉、閱悉、親閱、親覽、收回、收覽
長輩女性	懿鑒、懿座
平輩女性	妝閣、妝次、繡次
文人	史席、著席、撰席
新進	英鑒、偉鑒、台席

啟事敬辭，表示開始敘說事理的敬辭。常見的啟事敬辭是“敬稟者”，意思是說：“我恭敬地稟告的事情如下。”

傳統啟事用語

 

4. 開頭應酬語

應用物件	常 用 語
祖父母、父母及上級	叩稟者 叩肅者 謹稟者 謹肅者 敬稟者 敬肅者
尊長	謹啟者 敬啟者 茲肅者
通常使用	啟者 茲啟者 逕啟者
請求時使用	敬懇者 敬托者 茲懇者
喪家訃告時使用	哀啟者

開頭應酬語是在述說正事之前，寫幾句問候、寒暄之類的話，以導引正事。開頭應酬語屬客套話，現在大多用“您好”，然後連接正文。

現代禮儀簡捷明快，但卻過於單調，傳統禮儀雖然繁雜，但自有一番人倫親情，詳見下表，相信達者在二者之間可以找到一種文化的延續。

傳統寒暄用語

 

分 類	常 用 語
人事敘別	用於父母	自違慈訓，倏忽經旬。 叩別尊顏，已逾數月
	用於尊長	揖別尊顏，瞬經匝月。 不瞻光霽，數月於茲。 疏逖德輝，忽經一撚。 睽違道範，荏苒數年。
	用於師長	不坐春風，倏經旬日。 奉違提訓，屈指月餘。 不親講席，瞬已經年。 疏奉教言，寒喧幾易。
	用於平輩	不奉清談，忽將一月。 揖別豐標，瞻圓幾度。 不親乏宇，裘葛已更。 睽違丰采，數易春秋。
	用於女性	不親懿表，瞬已浹旬。 奉違閨範，倏爾逾時。 自隔壺儀，年華如駛。 憶別芳顏，星霜幾換。
	用於文官	不瞻福曜，又複經旬。 睽違鈞宇，萱莢屢新。 拜逖鈞顏，倏將一載。
	用於軍官	自違幕府，蟾月幾圓。 不瞻旌節，忽已經年。
	自共事而別	某地共事，長荷雲情，別來星序頻移，未由一晤。
	自同學而別	憶自某校研摩，獲親麈海，別後山川間隔，時序頻遷。
	自送行而別	憶昔行旌遠指，趨送長途，別來物換星移，幾經屈指。
	自迎接而別	憶某停車某市，荷蒙握手言歡，別後歲秩遷流，不覺星霜幾易。
	承送行而別	憶某驅車某處，荷承把袂流連，別後天各一方，彼經停雲兩地。
	承賜物而別	憶某地握手，暢敘情懷，別時依依不捨， 荷以厚儀相貺，至令篆腑，感何可言。
	承賜餞而別	昔日把晤，盛意頻叨，臨賦驪歌，複承賜宴，離人未散，早已心鐫。
節令敘別	自春別及夏	東風握別，倏屆朱明。 憶風雨別離，正綠野人耕之候， 乃光陰迅轉，目下已是碧荷藕熟之時。
	自春別至秋	知已闊別，春複徂秋。 賦別離于昔日，楊柳依依， 數景物於今晨，蒹葭采采。
	自春別至冬	春初話別，倏忽歲寒。 鳥弄春園，折楊柳而握別， 驛馳冬嶺，撫梅萼以增懷。
	自夏別至秋	麥天一別，容易秋風。 昔聽蟬鳴青槐，方攄別意， 今睹鴻飛紫塞，頓起離思。
	自夏別至冬	不通聞問，經夏涉冬。 炎日當空，方賦離情於涼 館，寒風吹沼，忽牽別恨於灞橋。
	自秋別至冬	自經判袂，秋去冬來。 玉露初凝，邇日別離不舍， 雪梅將綻，今宵感概偏多。
地點敘別	自京中分別	憶京華把袂，飫聆麈談，明月清風，至今在目。
	自省會分別	憶於某省會聚首，快我私衷，自賦河梁，又經久別。
	自縣城分別	相聚邑中，時親教益，自經握別，離索殊增。
	自鄉中分別	奔走四方，久離鄉井，從此遠隔，頓覺闊疏。
	自他鄉分別	憶自某鄉把晤，同馨情懷，分別以來，徒深饑渴。
	自旅館分別	昔日旅邸聚談，疊荷殷殷關注，嗣認睽違兩地，頓覺歲序推移。
	自火車分別	憶昔日邂逅相遇于車上，接領教言，別後卻山河遠隔，不覺數年。
	自船上分別	自同舟某地，借挹蘭芳，別後相違，寒暄數易。
	自近處分別

5.正文（略）

6. 結尾應酬和敬語

結束語
　　 草率書此，祈恕不恭。 匆此先複，餘後再稟。 特此致候，不勝依依。
　　臨書倉卒，不盡欲言。 謹申數字，用展寸誠。 書不盡意，餘言後續。
　　諸不具陳。謹申微意。 請長紙短，不盡依依。 言不盡思，再祈珍重。
　　日來事忙，恕不多談。 專此奉復辟。 手此奉複。 敬候回諭。
 

7. 問候祝頌

結束語
　　 草率書此，祈恕不恭。 匆此先複，餘後再稟。 特此致候，不勝依依。
　　臨書倉卒，不盡欲言。 謹申數字，用展寸誠。 書不盡意，餘言後續。
　　諸不具陳。謹申微意。 請長紙短，不盡依依。 言不盡思，再祈珍重。
　　日來事忙，恕不多談。 專此奉復辟。 手此奉複。 敬候回諭。

祝頌語
對長輩
敬祝 安好|敬祝 健康|敬祝 全家平安
敬祝 近安|恭請 全安
敬祝 新禧（元旦）|敬祝 春禧（春節）
敬祝 痊安（病癒後）……
對同志或平輩
此致 敬禮|祝你 工作順利|祝你 進步
祝你 安好|祝你 健康|祝你 愉快|祝你 成功
即頌 時祉（舊）|並頌 時綏（舊）|此頌 近祺
即頌 著安（搞寫作的）|即頌 教祺（任教師的）
即頌 近佳|即頌 學安|即頌 近好
即頌 春禧|即頌 暑安|即頌 秋安|即頌 冬安
祝 儷安（夫婦二人）
祝 新年快樂|祝 早日康復（病中）……
對組織或領導
妥否 請批示|並請 函複|請 批示

請 指正|請 指教|請 指示

請 教正|此致 敬禮……
對晚輩
望 努力學習|祝你 進步|祝 工作好

祝 愉快|祝 幸福|祝 近安|祝 健康……

常用禮告敬語

 

傳統稱謂敬語

 

3. 啟事敬 語